Wdrożenie systemu IT w firmie produkcyjnej to inwestycja, która niesie ze sobą wiele korzyści oraz pozwala biznesowi rozwijać się. Jednak proces ten należy przeprowadzić bardzo starannie. Przeczytaj artykuł, by dowiedzieć się, co warto wiedzieć przed wdrożeniem tego systemu i jak to zrobić.
Wdrażanie systemu IT – cel
Wdrożenie systemu IT to proces, składający się z wielu złożonych i skomplikowanych etapów. Jego głównym celem jest możliwość korzystania z narzędzi, udoskonalających działanie firmy. Niekiedy, wdrożenie systemu IT jest konieczne, by znacznie zwiększyć efektywność biznesu, uprościć niektóre czynności czy zoptymalizować koszty. Przed podjęciem decyzji, warto zastanowić się, jakie cele miałby pełnić ten system i dlaczego jest on Ci potrzebny. Wdrożenie systemu informatycznego może przynieść wiele korzyści, takich jak osiągniecie przewagi konkurencyjnej, poprawę komunikacji wewnątrz firmy czy większą wydajność.
Wdrożenie systemu IT – co na początek?
Na początku, jak wspominaliśmy wyżej, warto zastanowić się, co zamierzasz uzyskać poprzez wdrożenie systemu IT. Następnie oceń KPI (ang. Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności. Kolejnym ważnym aspektem jest zdecydowanie, ile pieniędzy chcesz przeznaczyć na to przedsięwzięcie i jakim budżetem dysponujesz. W dalszych krokach stwórz plan wdrożenia. Należy dokładnie przemyśleć wszystkie jego elementy, by uniknąć niepotrzebnych błędów oraz określić wymagania systemu (np. biznesowe czy funkcjonalne). Warto też przydzielić do tego zadania kompetentną osobę, która będzie zaangażowana w cały proces. Wybierając firmę informatyczną, ważna jest komunikacja i współpraca.
Sposoby wdrażania systemu IT
Jeśli chodzi o metody wdrażania systemu IT w firmie produkcyjnej, istnieją dwa podejścia – tradycyjne i zwinne. Pierwszy typ jest bardzo popularny i dzieli się na określone fazy. Należą do nich:
- analiza;
- projekt;
- programowanie;
- wdrożenie;
- testowanie
Dopiero po całkowitym zrealizowaniu wcześniejsze fazy, można zacząć następną – określa się to jako podejście kaskadowe. Jeśli trzeba będzie wprowadzić zmiany, w którymś z etapów – należy przejść przez cały proces jeszcze raz. Wadą tego sposobu jest m.in. to, że sporządzenie dokumentu analizy może okazać się skomplikowane. Powinien on zawierać wszelkie niezbędne informacje, jak system powinien wyglądać – często jest to wiele zapisanych stron i ciągłe dodawanie nowych danych. Niestety, człowiek nie jest w stanie przewidzieć niektórych sytuacji i zdarza się, że dokument nie zawiera wszystkich niezbędnych wytycznych.
Do pozytywnych stron tej metody można zaliczyć klarowność sytuacji – każda ze stron wie, czego ta druga oczekuje, co należy wykonać, jaka będzie cena i kiedy mija ostateczny termin. Rozpisanie projektu zabezpiecza obie strony przed ryzykiem oskarżeń o niedopełnienie założeń współpracy.
Proces wdrażania systemu IT w firmie produkcyjnej może pójść znacznie sprawniej, jeśli zastosuje się podejście zwinne – czyli metodę SCRUM. Najpierw, podobnie, jak przy pierwszym sposobie, wykonuje się działania przygotowawcze, czyli:
- przeprowadzenie warsztatów z wymagań – na spotkaniu będziesz mieć szansę określić swoje potrzeby, założenia, a druga strona przeanalizuje działanie Twojej firmy;
- sporządzenie listy potrzeb, czasem nazywanej Backlogiem – jest ona tworzona na podstawie warsztatów i obejmuje wszelkie potrzeby Twojej firmy, które system IT musi spełniać. Będzie ona dostępna dla Ciebie, Twoich pracowników oraz wykonawców, warto umieścić ją w Google Docks, by każdy mógł na bieżąco śledzić wszelkie poprawki;
- określenie ceny każdej funkcji systemu – osoba, która zajmie się wdrażaniem systemu IT, szacuje ile wyniosą wszelkie koszta tego przedsięwzięcia. Do tego zadania często wykorzystuje się Story Points – skala określająca, na ile dane zadanie jest skomplikowane i pracochłonne (tzw. Ciąg Fibonacciego, kiedy każda następująca po sobie liczba jest zsumowaniem dwóch wcześniejszych);
- ustalenie hierarchii (zgodnie z priorytetami) – razem z wykonawcą ustalcie, na ile każda z opcji jest ważna – czyli układacie kolejność czynności. Te, które od razu znacznie polepszą działania biznesu, powinny być wdrożone najszybciej;
- określenie, jakim budżetem dysponujesz – dzięki wcześniejszym etapom, możesz dość trafnie ustalić, jaką kwotę przeznaczysz;
- wyznaczenie właściciela projektu – czyli osoby po Twojej stronie, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie systemu i utrzymuje stały kontakt z wykonawcą – stanowi łącznik między nim, a Tobą. Dzięki temu zrealizowanie całego procesu przebiegnie sprawnie.
Wdrożenie systemu IT, wg metodyki SCRUM, podzielone jest na etapy (sprinty), które trwają tydzień, dwa lub trzy. Sprint składa się z takich etapów, jak:
- planowanie;
- praca;
- oddanie i odbiór;
- podsumowanie i wnioski.
Ta metoda ma wiele nieocenionych zalet. Pozwala na efektywnie wdrożenie systemu IT, przewiduje wszelkie procesy, koszty i pozwala uniknąć ewentualnych błędów.
Jak zauważyłeś, wdrożenie procesu IT w firmie produkcyjnej składa się z wielu etapów, które powinny być przemyślane i dopracowane. Warto sumiennie przygotować ten proces, by cieszyć się z wszystkich możliwości nowych technologii.
